Cada vez son más los trámites con la administración que piden los documentos en formato PDF/A, una variante del PDF pensada para que el archivo se pueda seguir leyendo igual dentro de cincuenta años. A diferencia del PDF normal, el PDF/A lleva embebidas todas las fuentes, colores y metadatos, y no permite scripts ni enlaces que puedan dejar de funcionar con el tiempo.
Existen varias versiones del estándar, PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3, aunque la más usada por las administraciones españolas y europeas es el PDF/A-2b, que comprime mejor y admite capas y transparencias. En España, la exigencia de este formato viene respaldada por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y aparece en trámites tan distintos como los de la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, notarías, archivos históricos, tesis doctorales o las plataformas de contratación pública.
Convertir un documento a PDF/A no obliga a subirlo a ningún servidor. Herramientas como el conversor de files.co procesan el archivo directamente en el navegador, sin que salga del equipo del usuario, en un proceso de cuatro pasos que no exige registro previo.
Conviene tener en cuenta que la conversión rasteriza el texto, es decir, el documento resultante ya no permite seleccionar ni buscar palabras dentro de él. Para la mayoría de trámites oficiales, donde lo que importa es la fidelidad visual del documento, esto no supone ningún problema, pero conviene saberlo si más adelante se necesita reutilizar el texto.
Si el trámite exige adjuntar varios documentos, lo más práctico es unirlos primero en un solo archivo y convertirlo después a PDF/A. Es una gestión que se suma a otras iniciativas para acercar los trámites digitales al ciudadano, como el apoyo del Gobierno de Castilla-La Mancha a los autónomos para manejar la sede electrónica o los cursos de competencias digitales que se imparten en el Centro de Capacitación Digital de Alcázar de San Juan.
A medida que avanza la digitalización de la administración, este tipo de requisitos técnicos irá apareciendo también en más trámites del ámbito financiero y privado, así que conviene familiarizarse con ellos antes de que toque usarlos con prisa.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un PDF normal y un PDF/A?
El PDF/A lleva embebidas todas las fuentes, colores y metadatos, y no permite scripts ni enlaces externos, lo que garantiza su lectura a largo plazo.
¿En qué trámites piden el PDF/A?
En la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, notarías, archivos históricos, tesis doctorales y plataformas de contratación pública.
¿Hace falta subir el archivo a internet para convertirlo?
No, hay conversores que procesan el documento directamente en el navegador sin que salga del equipo.
¿Se puede seguir editando el texto tras convertirlo?
No, la conversión rasteriza el texto y deja de ser seleccionable o buscable en el documento resultante.
