¿Ha llegado el momento de que el escáner documental sustituya al fax?

El fax parece tener los días contados. En Reino Unido, el regulador de las telecomunicaciones (Ofcom) ha propuesto cambios normativos por los que los proveedores no estarán obligados a proporcionar máquinas de fax bajo la obligación de servicio universal (USO), una legislación que da acceso a los ciudadanos a servicios con un precio asequible. No es una noticia que cause una gran sorpresa en plena era de la transformación posdigital y el trabajo híbrido, además de que el uso del fax ha ido disminuyendo. No obstante, en organizaciones y sectores donde este dispositivo sigue siendo un mecanismo válido para comunicar y recibir confirmaciones de entrega —como los sectores legal y sanitario—, se plantea la cuestión de cuál debe ser el siguiente paso y hasta qué punto es fácil cambiar un sistema que ha funcionado tanto tiempo por otro nuevo. 

En la sanidad británica, precisamente, todavía no se ha potenciado del todo la transformación digital; y muchos centros siguen utilizando el fax como principal sistema de transferencia de datos con estimaciones de entre 8.000 y 10.000 máquinas de fax en funcionamiento dentro de este sector, según fuentes de la empresa especializada en soluciones de gestión de la información PFU (EMEA) Limited. Ya sea enviar documentos a través de las plantas de los hospitales o recetas a las farmacias, el mecanismo del fax está muy presente en la asistencia sanitaria de Reino Unido desde hace muchos años, aunque sea altamente costoso y difícil de mantener. Solía aportar seguridad en la transferencia de datos por su cifrado punto a punto, pero actualmente hay mejores formas de garantizar que los datos se transfieran de forma segura.

Los procesos en papel siguen existiendo

Según un informe reciente de Quocirca encargado por PFU, el 42% de las organizaciones está intentando pasar a un entorno con menos papel, y solo el 1% de las organizaciones ha podido conseguirlo. Esto indica, por tanto, que la eliminación del papel no es una opción a corto plazo. Sin embargo, dado que el fax pronto quedará aún más obsoleto, las organizaciones que dependan de estos dispositivos arcaicos tendrán que buscar alternativas que permitan transferir documentos físicos de forma segura, así como gestionarlos y controlarlos de manera eficiente. Es importante que estas soluciones reduzcan además la posibilidad de error y minimicen el riesgo de que datos confidenciales caigan en las manos equivocadas. 

El escáner documental como solución 

El escáner documental podría ser actualmente una opción viable no solo para sustituir al fax, sino también para permitir la digitalización de archivos con el fin de agilizar los procesos en papel y aumentar la productividad. Existen dispositivos, como el fi-7300NX de PFU (EMEA) Limited, que las empresas pueden conectar a través de WiFi o LAN con aplicaciones para que el escáner funcione exactamente igual que un fax. De este modo, las empresas que dispongan de un sistema con un servidor de fax podrán instalar fácilmente el escáner sin necesidad de modificar su infraestructura.

En algunos centros sanitarios ya se están experimentando las ventajas del escáner para gestionar el gran número de solicitudes de acceso en consulta, cuya tramitación antes era lenta y costosa. Mediante una solución digital integrada en el propio escáner, los profesionales pueden escanear a una velocidad de 60 páginas por minuto y cargar hasta 80 hojas a la vez. Esto les permite procesar eficazmente las solicitudes de datos, capturando y redactando los datos de forma fácil y segura.

En su día el fax fue un equipo básico en la oficina, pero está claro que se ha convertido en los últimos años en un obstáculo para la gestión eficaz de los documentos. La manera en que se gestiona, clasifica y envía la información ha cambiado radicalmente con el tiempo y, aunque los procesos en papel permanecerán en el entorno de trabajo, los cambios legislativos en Reino Unido, por ejemplo, representan una oportunidad para que organizaciones de distintos sectores, o incluso en otros países, se replanteen sus procesos de gestión de documentos y su impacto en la empresa.

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